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議決権を実際に行使させるかどうかの判断を会社側で明確にし、必要に応じて委任状や確認書面を取得し、議事録にも処理内容を残すことが重要です。
よくあるご質問
株主総会
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株式譲渡をした際のトラブルを防ぐには実務でどう対応すればよいですか？
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新株発行や自己株式の処分による取得者は「基準日後株主」とは扱いが異なりますか？
はい、これらのケースでは「会社から直接取得した」ため、議決権の付与が認められることがあります（株主全体の利益を害しない限り）。
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株主総会招集通知は、株式の譲渡人と譲受人どちらに送るべきですか？
原則として、基準日時点での株主（譲渡人）に送付します。ただし、実質的に譲受人が議決権を行使する場合は、委任状を通じて対応するのが一般的です。
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基準日後に株式を取得した新株主は、議決権を行使できないのですか？
原則として議決権は行使できませんが、会社が認めれば実質的に議決権行使を許容することもあります。ただし、株主総会招集通知の宛先や委任状の取り扱いには慎重な判断が必要です。
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「基準日」とは何のために設けられているのですか？
株主総会における議決権の有無を確定させるためです。たとえば「毎年3月31日現在の株主に議決権を与える」と定めておくことで、その日以降に株式を取得した者には原則として議決権が認められません。
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監査報告書には署名が必要ですか？
はい、署名または記名押印が必要です。電子署名等で代替する場合は、内部的な保管・証明力との整合が取れていることが求められます。
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監査報告がないと株主総会は無効になりますか？
形式的に監査報告がなくても、総会そのものが自動的に無効になるとは限りませんが、特に会計監査人設置会社では、監査報告の欠如が決算承認の有効性に重大な影響を与える可能性があります。
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監査役が複数いる場合、監査報告は全員の連名で提出しないといけませんか？
はい、監査役が複数いる場合は「監査役全員の合議による報告」が求められます。個別提出は原則認められません。
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株主総会で監査役の監査報告は、いつまでに用意すべきですか？
原則として、株主総会当日までに取締役会へ提出されていることが望ましいです。上場会社では会場配布・事前送付が一般的ですが、非公開会社でも株主の閲覧機会を確保する必要があります。
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毎年の定時株主総会も書面決議で済ませてもいいですか？
株主構成が安定していれば問題ありません。決算承認・役員重任など儀礼的な内容は書面決議でも対応可能です。
詳細はこちらのコラムでも解説をしています。
リンク：株主総会の書面決議とは？活用条件・書式・注意点を司法書士が解説 -
書面決議の決議日はいつになりますか？
同意書に記載された日を「決議日」として扱うのが一般的です。登記申請書にもその日付を記載します。
詳細はこちらのコラムでも解説をしています。
リンク：株主総会の書面決議とは？活用条件・書式・注意点を司法書士が解説 -
株主が海外在住の場合も、書面決議は使えますか？
可能です。郵送やPDFなどで同意書を取り交わせば成立します。ただし、実際に署名・押印を取得する手続は必要となります。
詳細はこちらのコラムでも解説をしています。
リンク：株主総会の書面決議とは？活用条件・書式・注意点を司法書士が解説