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以下の手順が推奨されます。
１．株主に対し、電磁的方法による通知を希望するかどうかを書面で照会
２．株主から承諾書を取得し、メールアドレスを登録
３．会社としても、株主からの電磁的方法による通知を受け取る旨を承諾
４．電子通知の方法、記録保存、なりすまし対策等を整備
よくあるご質問
株主総会
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てst
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メールによる株主総会手続を実施するには、まず何をすればいいですか？
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全株主からメールで招集通知を送ることの同意を得る必要がありますか？
はい、1人でも電磁的方法による通知を承諾していない株主がいれば、その株主には従来どおり書面で通知しなければなりません。全株主分の承諾書の取得を徹底しましょう。
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株主からの委任状などもメールで受け取って問題ありませんか？
問題ありませんが、会社が電磁的方法による通知を受け取ることを「事前に承諾している」ことが必要です。あらかじめ通知用のメールアドレスを定め、送信元との本人確認手段（署名付きPDF・登録済みアドレスの使用など）を確保しましょう。
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株主総会の招集通知をメールで送ることはできますか？
はい、可能です。ただし、株主から事前に承諾を取得する必要があります。
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剰余金の現物配当をしたいとき、特に注意すべき基準日や定款文言はありますか？
はい。定款に「期末配当の基準日」がある場合、その適用範囲（定時株主総会のみに限定されるかどうか）を明確にしておかないと、実際の配当対象者とズレが生じるおそれがあります。
詳細はこちらのコラムでも解説をしています。
（リンク：株式交換と基準日の落とし穴、議決権・配当・定款変更の実務対応） -
株式交換で100%親会社になった会社に配当させたいのですが、旧株主に配当がいってしまう可能性は？
はい、定款の基準日条項が残っていると、旧株主（株式交換前の株主）に配当権が残ることがあります。再編前に定款を見直すことで回避できます。
詳細はこちらのコラムでも解説をしています。
（リンク：株式交換と基準日の落とし穴、議決権・配当・定款変更の実務対応） -
定款に「期末配当の基準日は3月31日」とある場合、臨時総会で配当すると誰が対象ですか？
通常、この条文は定時株主総会での配当に限定して効力を持つと解釈されます。臨時株主総会で配当を決議する場合は、「開催日現在の株主」が対象となるのが一般的です。
詳細はこちらのコラムでも解説をしています。
（リンク：株式交換と基準日の落とし穴、議決権・配当・定款変更の実務対応） -
基準日を廃止する定款変更は、株式交換の効力発生日後でも可能ですか？
実務上は、基準日後の定款変更も一定数行われていますが、基準日株主の権利との抵触リスクがあります。できる限り基準日前に変更しておくことが望ましいとされています。
詳細はこちらのコラムでも解説をしています。
（リンク：株式交換と基準日の落とし穴、議決権・配当・定款変更の実務対応） -
株式交換後の定時株主総会では、誰が議決権を行使できますか？
定款に「議決権の基準日（例：3月31日）」の定めがある場合、その基準日時点の株主が議決権を行使します。よって、株式交換後の新株主であっても、基準日前に株主でなければ議決権は行使できません。
詳細はこちらのコラムでも解説をしています。
（リンク：株式交換と基準日の落とし穴、議決権・配当・定款変更の実務対応） -
種類株式の内容によって、議案や登記に違いは出ますか？
出ます。例えば、特定種類株主による役員選任や計算書類承認の権限がある場合、その内容に基づいた総会構成と議事録、登記手続が必要になります。内容を十分読み込み、登記対応まで視野に入れた準備が必要です。
詳細はこちらのコラムでも解説をしています。
（リンク：定時株主総会と種類株主総会を同日に開催する際の順序と登記実務） -
定時総会と種株主総会で出席すべき取締役が異なる場合、どうすれば？
出席者の整合を取るために、改選前の取締役全員がすべての株主総会に出席するのが無難です。出席義務者に差異が生じないよう統一的な対応を推奨します。
詳細はこちらのコラムでも解説をしています。
（リンク：定時株主総会と種類株主総会を同日に開催する際の順序と登記実務）