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よくあるご質問

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  • 宣誓供述書は誰でも代理で取得できますか？

    国や公証人の運用によって異なります。認められる場合でも、本人の意思確認の裏付け資料が必要なことがあり、また日本の法務局が補正対象と判断するケースもあります。事前に公証制度と登記所の運用を確認することが重要です。

    詳細はこちらのコラムでも解説をしています。
    （リンク：外国人役員の本人確認証明書に必要な書類とは？署名証明書・宣誓供述書の違いと注意点）

  • サイン証明書と宣誓供述書はどちらが使いやすいですか？

    ご本人が出頭できるのであればサイン証明書が確実ですが、多忙で公証人のもとに出向けない場合などは、宣誓供述書の方が柔軟に取得できるケースがあります。ただし、代理人による取得の宣誓供述書を登記添付書類として使用する場合は、法務局への、事前確認が推奨されます。

    詳細はこちらのコラムでも解説をしています。
    （リンク：外国人役員の本人確認証明書に必要な書類とは？署名証明書・宣誓供述書の違いと注意点）

  • サイン証明書に住所が書かれていないのですが、これだけで大丈夫ですか？

    住所・生年月日が書かれていないサイン証明書は、本人確認証明書として不十分と判断される可能性があるため、在留証明書や免許証の写し（翻訳付き）などの補完資料を併せて提出するのが安全です。

    詳細はこちらのコラムでも解説をしています。
    （リンク：外国人役員の本人確認証明書に必要な書類とは？署名証明書・宣誓供述書の違いと注意点）

  • サイン証明書と宣誓供述書の違いは何ですか？

    サイン証明書は「署名が本人のものであること」を証明する文書で、原則として本人が出頭して署名する必要があります。一方、宣誓供述書は「記載された内容が本人の真意に基づく」と宣誓する文書で、代理人による取得が可能な場合もあります。

    詳細はこちらのコラムでも解説をしています。
    （リンク：外国人役員の本人確認証明書に必要な書類とは？署名証明書・宣誓供述書の違いと注意点）

  • 外国人役員が日本に住所を持っていない場合、本人確認証明書は何が使えますか？

    一般的には、サイン証明書（署名証明書）や宣誓供述書（Affidavit）、在留証明書などが使われます。氏名・住所・生年月日が明記されていない場合は、補完資料の提出が必要になることがあります。

    詳細はこちらのコラムでも解説をしています。
    （リンク：外国人役員の本人確認証明書に必要な書類とは？署名証明書・宣誓供述書の違いと注意点）

  • メールによる株主総会手続を実施するには、まず何をすればいいですか？

    以下の手順が推奨されます。

    １．株主に対し、電磁的方法による通知を希望するかどうかを書面で照会
    ２．株主から承諾書を取得し、メールアドレスを登録
    ３．会社としても、株主からの電磁的方法による通知を受け取る旨を承諾
    ４．電子通知の方法、記録保存、なりすまし対策等を整備

  • 全株主からメールで招集通知を送ることの同意を得る必要がありますか？

    はい、1人でも電磁的方法による通知を承諾していない株主がいれば、その株主には従来どおり書面で通知しなければなりません。全株主分の承諾書の取得を徹底しましょう。

  • 株主からの委任状などもメールで受け取って問題ありませんか？

    問題ありませんが、会社が電磁的方法による通知を受け取ることを「事前に承諾している」ことが必要です。あらかじめ通知用のメールアドレスを定め、送信元との本人確認手段（署名付きPDF・登録済みアドレスの使用など）を確保しましょう。

  • 株主総会の招集通知をメールで送ることはできますか？

    はい、可能です。ただし、株主から事前に承諾を取得する必要があります。

  • 剰余金の現物配当をしたいとき、特に注意すべき基準日や定款文言はありますか？

    はい。定款に「期末配当の基準日」がある場合、その適用範囲（定時株主総会のみに限定されるかどうか）を明確にしておかないと、実際の配当対象者とズレが生じるおそれがあります。

    詳細はこちらのコラムでも解説をしています。
    （リンク：株式交換と基準日の落とし穴、議決権・配当・定款変更の実務対応）

  • 株式交換で100%親会社になった会社に配当させたいのですが、旧株主に配当がいってしまう可能性は？

    はい、定款の基準日条項が残っていると、旧株主（株式交換前の株主）に配当権が残ることがあります。再編前に定款を見直すことで回避できます。

    詳細はこちらのコラムでも解説をしています。
    （リンク：株式交換と基準日の落とし穴、議決権・配当・定款変更の実務対応）

  • 定款に「期末配当の基準日は3月31日」とある場合、臨時総会で配当すると誰が対象ですか？

    通常、この条文は定時株主総会での配当に限定して効力を持つと解釈されます。臨時株主総会で配当を決議する場合は、「開催日現在の株主」が対象となるのが一般的です。

    詳細はこちらのコラムでも解説をしています。
    （リンク：株式交換と基準日の落とし穴、議決権・配当・定款変更の実務対応）